Vue d’ensemble des règles

Une règle de facturation décrit comment vous facturez un propriétaire. Firby l’applique à chaque réservation pour produire les lignes de sa facture mensuelle.

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Les trois ingrédients d’une règle

1. La commission — la part que vous prélevez sur l’activité, calculée sur une base et un taux. Voir Commissions.
2. Les forfaits — les montants fixes pour vos services : ménage, linge, consommables, check-in, maintenance. Voir Forfaits.
3. Les surcharges par hébergement — des ajustements pour un logement précis qui sort du tarif général. Voir Surcharges.

À côté de la règle, les tags regroupent vos logements : les uns servent seulement à les retrouver et les filtrer, les autres portent des forfaits facturés en plus de la règle. Voir Tags de logements.

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Portée d’une règle

Une règle s’applique aux hébergements que vous lui rattachez, pas à un propriétaire : deux logements d’un même propriétaire peuvent suivre deux règles différentes. Un logement suit une seule règle, et ses forfaits peuvent être ajustés logement par logement via les surcharges. Vous posez le cas général une fois, puis vous ne traitez que les exceptions. Le rattachement se fait sur la page de la règle, section Hébergements facturés avec cette règle, ou sur la fiche du logement. Tant qu’une règle n’a aucun hébergement, elle ne facture rien : son en-tête le signale.

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La page d’une règle

La page se lit de haut en bas, dans l’ordre de ce que la règle décide :

1. Commission : le type, le taux, la base et le mois de facturation ;
2. Forfaits facturés en plus : ménage, linge, check-in… ;
3. Cas particuliers : annulations, séjours du propriétaire, présentation de la facture, libellés et autres réglages rares. Ils sont repliés, avec leur valeur en cours sur chaque ligne ;
4. Hébergements facturés avec cette règle.

En tête, un résumé en trois phrases redit la règle en français courant, et se met à jour à chaque modification : la commission, les forfaits, puis les cas particuliers. S’il ne dit pas ce que vous vouliez, la règle est mal réglée. Sur un grand écran, une facture d’exemple suit vos réglages en direct dans la colonne de droite, avec un sommaire de la page. Sur un écran plus petit, chaque section garde son propre aperçu. Enregistrer ne vous fait pas quitter la page : la barre du bas indique ce qui a été modifié, et un message confirme l’enregistrement, avec un lien vers la liste des règles. Les prochaines factures générées suivent la nouvelle version. Si vous quittez la page sans enregistrer, Firby vous le demande d’abord. Si la règle ne facture aucun ménage, il vous le rappelle aussi avant d’enregistrer.

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Vérifier la règle sur un vrai séjour

Sous les réglages de la commission, le bloc Sur la facture montre le résultat de la règle sur un séjour type, ou sur vos séjours d’il y a deux mois. Ce mois est déjà facturé et ses montants ne bougent plus : vous pouvez comparer au centime. Les montants sont lus comme à la génération : montants corrigés, surcharges du logement, forfaits de ses tags, plateformes exclues. Quelques limites à connaître :

• un seul séjour à la fois, et toujours sur une ligne par séjour : le bloc valide une règle, il ne remplace pas la génération ;
• pas de forfaits mensuels dans ce bloc, car ils ne disent rien d’un séjour. La facture d’exemple de la colonne de droite les inclut ;
• seul le mois d’il y a deux mois est proposé. Sans séjour sur ce mois, seul le séjour type reste affiché ;
• rien n’est enregistré ni facturé par cette vérification ;
• elle est disponible pendant l’essai et avec l’abonnement.

Si un séjour n’apparaît pas sur la facture, Firby l’indique : statut non retenu, séjour propriétaire ignoré, plateforme exclue ou séjour rattaché à un autre mois.

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La règle par défaut

Un logement importé du PMS arrive sans règle : il n’est pas facturable tant que vous ne lui en affectez pas une. Pour que ce soit fait tout seul, désignez une règle par défaut — celle de la majorité de votre parc :

• depuis la page Règles de facturation, dans le menu d’une règle, Définir par défaut (la règle en vigueur porte le badge Par défaut) ;
• ou depuis Paramètres → Mon compte → Nouveaux logements, où vous choisissez aussi les tags posés d’office.

Elle ne s’applique qu’aux logements découverts ensuite : vos logements actuels ne sont pas modifiés. Voir Configurer d’avance les nouveaux logements.

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Réglages transverses

Au-delà de la commission et des forfaits, une règle porte quelques réglages qui influencent toute la facture :

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Présentation des lignes

Une règle décide aussi du niveau de détail des factures qu’elle produit, dans Cas particuliers → Présentation de la facture. Le total HT est le même dans les deux cas ; la TVA, arrondie ligne par ligne, peut différer d’un centime. Firby y montre le même mois rendu des deux façons, sur deux séjours d’exemple calculés avec votre règle. Le détail par séjour reste consultable dans Firby dans les deux cas, et le compte rendu de gestion ventile les lignes regroupées séjour par séjour : le propriétaire garde le détail, sa facture reste courte. En présentation regroupée, les gabarits de libellé s’appliquent à la ligne agrégée.

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Refacturer les frais de plateforme VRBO/Abritel

VRBO/Abritel prélève des frais de service hôte sur chaque réservation, quel que soit votre PMS. La règle peut les refacturer au propriétaire, dans Cas particuliers. Ce réglage n’apparaît que si des réservations VRBO ont été importées. Deux modes :

• Un pourcentage que vous fixez : Firby applique votre taux (proposé à 15 %) au montant hébergement + ménage, hors taxe de séjour. Le calcul est indépendant du montant remonté par le PMS — utile quand la plateforme remonte un montant erroné (par exemple 5 % au lieu des 15 % réels), ou qu’elle n’en remonte aucun ;
• Le montant que la plateforme a prélevé : Firby reprend tel quel le montant transmis par le PMS. Proposé uniquement si votre PMS le remonte (Guesty à ce jour).

Seuls les frais du canal VRBO/Abritel sont concernés — ceux des autres plateformes (Airbnb…) ne sont jamais refacturés. La ligne apparaît sur la facture avec le libellé « Refacturation frais plateforme » et les dates du séjour.