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Toutes les lignes d’une facture ne viennent pas des réservations. Une dépense exceptionnelle est un poste ponctuel que vous refacturez à un propriétaire pour un mois donné : un achat d’équipement, des travaux, un ménage de fond, une caution. Un avoir (geste commercial, remboursement) se saisit au même endroit — il est déduit de la facture au lieu de s’y ajouter. La page Dépenses exceptionnelles (dans la barre latérale) vous laisse les saisir en une fois, sans ouvrir chaque brouillon de facture un par un.

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Saisir une dépense

  1. Ouvrez Dépenses exceptionnelles et choisissez le mois concerné.
  2. Cliquez Ajouter une dépense et renseignez :
Avec Sinao et les comptes comptables activés, un champ supplémentaire vous laisse choisir le compte du plan comptable de la ligne.
« Enregistrer et continuer » (ou Ctrl + Entrée, ⌘ + Entrée sur Mac) conserve le logement, la catégorie et la TVA pour enchaîner plusieurs saisies sur le même bien. La fenêtre récapitule les dernières dépenses enregistrées. Le mois que vous consultez est mémorisé : revenir sur la page vous ramène là où vous travailliez.

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Le taux de TVA par défaut

Le taux d’une dépense n’est pas toujours celui de votre société : achat refacturé au taux du fournisseur, débours à 0 %. La carte TVA des dépenses exceptionnelles, dans Paramètres → Mon compte, fixe le taux présélectionné à la saisie, depuis l’écran Dépenses comme depuis une facture.
  • Par défaut, le réglage reste sur Comme ma société.
  • Chaque dépense reste modifiable à la saisie.
  • Les dépenses déjà enregistrées gardent leur taux.
  • En franchise en base de TVA, il n’y a rien à choisir : vos dépenses sont saisies à 0 %.

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Faire un avoir (geste commercial, remboursement)

Nuitée offerte après un souci, remboursement d’un objet cassé, remise ponctuelle… choisissez la catégorie Avoir / Geste commercial : le formulaire bascule et le montant que vous saisissez — toujours positif — sera déduit de la facture. La ligne apparaît en négatif sur le brouillon (par exemple « Geste commercial — nuitée offerte : −30,00 € ») et les totaux sont recalculés. Un avoir suit exactement la même vie qu’une dépense : appliqué aussitôt si le brouillon du mois existe, en attente sinon, figé une fois la facture envoyée.
Le total de la facture doit rester positif. Si vos avoirs dépassent le montant facturé du mois, la facture ne pourra pas être envoyée : réduisez l’avoir, ou reportez-le sur le mois suivant. Firby vous prévient dès la saisie et sur le détail du brouillon.

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Ajouter une dépense depuis une facture

Vous relisez un brouillon et une ligne manque ? Le bouton Ajouter une dépense, sur le détail d’un brouillon, ouvre la même saisie — logement et mois déjà renseignés (ceux de la facture). La ligne apparaît aussitôt sur le brouillon, et la dépense est visible dans l’écran Dépenses exceptionnelles comme les autres. C’est désormais la seule façon d’ajouter une ligne à la main : chaque ligne ajoutée est une dépense exceptionnelle, avec sa catégorie et sa traçabilité — plus de « ligne libre » anonyme.

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Comment la dépense rejoint la facture

Une dépense saisie n’est ajoutée qu’aux brouillons : Firby la matérialise en ligne de facture sur le brouillon du mois et recalcule les totaux. Une facture déjà envoyée ou annulée n’est jamais modifiée. Si le brouillon du mois n’existe pas encore, la dépense reste en attente : elle sera appliquée automatiquement à la prochaine génération de ce mois. Vous pouvez donc saisir vos dépenses avant ou après avoir généré, l’ordre n’a pas d’importance.

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Le statut d’une dépense

Le tableau du mois affiche, pour chaque dépense, son statut :
Pour modifier une dépense déjà sur une facture envoyée, il faut d’abord agir sur la facture côté outil de facturation : Firby ne retouche pas une facture transmise.