Une génération que vous déclenchez
C’est vous qui lancez la génération, pour le mois de votre choix — typiquement en début de mois, pour facturer le mois écoulé. Aucun brouillon n’est créé sans vous. Générer les factures, dans l’onglet Brouillons, porte sur le mois affiché par la page ; le bouton du tableau de bord ouvre directement la génération du mois en cours de traitement. La génération enchaîne trois étapes :- Synchronisation. Firby resynchronise vos PMS pour partir des réservations les plus à jour.
- Vérification. Firby vous montre ce qui sera facturé, ce qui ne le sera pas, et ce qu’il vous reste à arbitrer.
- Génération. Les brouillons sont créés propriétaire par propriétaire ; vous suivez l’avancement à l’écran.
Entre deux générations, seule une veille légère des logements
tourne toutes les heures (nouveaux logements). Les réservations ne sont pas
resynchronisées en continu — pour respecter les limites des API des PMS — c’est la
synchronisation lancée avec la génération qui les met à jour.
La vérification avant génération
C’est le point d’arrêt : vous y voyez ce qui sera facturé — « 18 factures seront générées » — et vous y réglez ce qui changerait un montant. Les compteurs du bandeau mènent directement à la section concernée.Ne seront pas facturés
Les logements sans propriétaire, sans règle de facturation, et ceux vus dans vos réservations mais absents de Firby. Vous pouvez générer sans eux, puis corriger et relancer une génération. Pour les logements non synchronisés, Firby propose de les importer : ceux qui ont encore des séjours à facturer arrivent actifs — donc comptés dans votre abonnement — les autres archivés, pour leur seul historique. Firby ne signale un logement que s’il a, dans le mois facturé, une réservation confirmée hors séjour propriétaire dont le check-in ou le check-out tombe dans le mois : exactement ce que la règle facturerait. Les annulations résiduelles et les séjours hors période ne déclenchent pas d’alerte. Les logements sans séjour à facturer sont simplement cités pour information : ils n’auront pas de facture, et le nombre annoncé sur le bouton ne les compte pas. Exception : si leur règle facture les forfaits mensuels même sans séjour, ceux qui portent un forfait mensuel ont leur facture.Si une synchronisation a échoué
Une alerte rouge s’affiche en tête de la vérification : les factures seraient calculées sur les dernières réservations connues, peut-être incomplètes. Elle ne retire aucun logement mais rend tous les montants douteux. Réessayer la synchronisation relance la synchronisation puis la vérification ; Vérifier la connexion ouvre la page du PMS.Commissions plateforme manquantes
Une plateforme prélève toujours sa commission. Quand le PMS ne la remonte pas, la commission à zéro n’est pas une commission nulle : c’est une donnée absente — et votre base de commission « net » se calcule alors sur le brut, ce qui surfacture le propriétaire sans que personne le voie. Firby liste les séjours concernés. Cliquer sur l’un d’eux ouvre l’éditeur de montants du séjour, sur le champ Commission plateforme : vous saisissez le montant réel, il s’applique aussitôt.Annulations à qualifier
Les annulations dont le PMS ne dit pas ce qui a été encaissé. Elles sont à cocher directement dans le récapitulatif : cochez celles dont vous avez conservé un paiement (acompte non remboursable, no-show payant), le choix est enregistré aussitôt et la commission sera calculée sur le montant affiché. Les autres ne seront pas facturées, et ne rien cocher est le cas normal. Une annulation à 0 € remontée par un PMS qui connaît l’encaissement veut dire « rien conservé » : elle n’est pas listée. Les séjours à 0 € ne le sont pas non plus. Le montant est en lecture seule : cette liste sert à arbitrer, pas à saisir. Un encaissement partiel se corrige depuis la réservation, une fois la facture générée.Le bouton nomme ce qu’il va créer — « Générer 18 factures ». Les brouillons existants
de la période seront recalculés avec votre configuration du moment ; les factures
déjà envoyées ne sont jamais touchées.
Relire un brouillon
Avant d’envoyer, relisez chaque brouillon. Chaque ligne porte le détail de son calcul : dépliez-la pour voir la réservation d’où elle vient, la base retenue et sa décomposition (brut, moins la commission plateforme, moins les frais de paiement…), le taux appliqué et le montant obtenu. Un montant que vous avez corrigé à la main y est signalé comme tel. Le bouton en tête de tableau déplie toutes les lignes d’un coup. En présentation synthétique, la ligne regroupe plusieurs séjours : chaque séjour s’y déplie sur son propre calcul, comme en présentation détaillée. Une facture générée avant cette évolution garde des montants sans détail : régénérer le brouillon suffit à les récupérer. Pour relire en série, ouvrez une facture depuis la liste (toute la ligne est cliquable) puis passez à la suivante avec les boutons précédente et suivante (« 3 sur 13 ») ou les flèches ← → du clavier, dans l’ordre de l’onglet. À l’envoi, l’option Ouvrir le brouillon suivant après l’envoi enchaîne directement. Points à vérifier :- le nombre de réservations retenues correspond à votre mois ;
- la commission est sur la bonne base et au bon taux ;
- les forfaits attendus sont présents (ménage, linge…) ;
- les surcharges des logements particuliers se sont appliquées ;
- les séjours propriétaire sont traités comme prévu (ignorés ou à zéro).
Corriger les montants d’un séjour
Quand un montant remonté par le PMS est faux ou absent — des frais de plateforme à zéro, les frais de paiement d’une réservation en direct — corrigez-le sur la réservation plutôt que sur la facture : le bouton Modifier les montants du séjour est disponible sur le détail d’une facture, sur un relevé en brouillon et dans la vérification avant génération. L’éditeur range les montants en trois familles :
Un champ vide montre la valeur appliquée (PMS, frais réels lus chez
Stripe, total reporté). Un champ corrigé affiche Corrigé avec la
valeur du PMS, et Rétablir lui rend la main.
Corriger l’hébergement, le ménage ou la taxe de séjour reporte l’écart sur le total du
séjour, sauf si vous avez saisi ce total vous-même : les extras que le PMS y a comptés
restent donc pris en compte.
Votre correction prime sur le PMS, survit aux synchronisations, et recalcule
aussitôt les brouillons de facture et les relevés en brouillon concernés.
Le ménage facturé
Ménage facturé est ce que vous facturez au propriétaire pour ce séjour, s’il diffère du ménage payé par le voyageur (marge, ménage offert). C’est un prix de vente, pas une correction du PMS : la commission et le relevé n’en dépendent pas, contrairement au champ Ménage de la première famille. Saisir 0 revient à offrir le ménage.Statut des factures
Supprimer un brouillon
Supprimer ce brouillon — ou l’action en masse depuis la liste — vous demande ce qu’il doit devenir :- Archiver : le brouillon rejoint l’onglet Annulées et reste consultable ;
- Supprimer définitivement : le brouillon et ses lignes sont effacés, sans retour possible.