Gérer les propriétaires

Un propriétaire est le client de votre conciergerie. Firby produit une facture par propriétaire et par mois, et chaque logement est rattaché à son propriétaire.

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Trois façons de créer vos propriétaires

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Importer depuis votre outil de facturation

Si vous utilisez déjà Pennylane, Qonto, Abby, Henrri, Sinao, Axonaut ou Evoliz, vos propriétaires y existent probablement comme clients. Firby peut les importer : vous sélectionnez ceux à récupérer, et Firby crée les propriétaires correspondants en réutilisant leurs coordonnées de facturation. C’est la méthode recommandée : les factures partiront vers le bon client, sans ressaisie ni risque de doublon.

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Importer un fichier

Le bouton Importer accepte un fichier CSV ou XLSX avec une ligne d’en-tête. Les colonnes sont reconnues automatiquement (Nom, Email, Adresse, CP, Ville, Pays, SIREN) et les doublons sont ignorés.

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Créer un propriétaire à la main

Vous pouvez aussi créer un propriétaire directement dans Firby en renseignant son nom et ses coordonnées. Utile pour un nouveau client pas encore présent dans votre outil de facturation. Pour une société, ne saisissez rien à la main : le champ Rechercher une société en haut du formulaire interroge l’annuaire officiel des entreprises françaises. Tapez un nom, un SIREN ou un SIRET (3 caractères minimum), choisissez la bonne entreprise, et Firby pré-remplit le nom, le SIREN et l’adresse complète du siège. L’e-mail et les notes que vous aviez déjà saisis sont conservés.

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La liste des propriétaires

La liste sert de contrôle avant la génération. Pour chaque propriétaire, elle montre ce qui pourrait empêcher sa facture de partir :

• Email : Sans email est signalé en alerte.
• Hébergements : le nombre d’hébergements actifs rattachés. Aucun est signalé en alerte : ce propriétaire ne sera pas facturé.
• Facturation : le logo et le nom de votre outil signifient que le propriétaire correspond à un client de cet outil, à qui ses factures seront adressées. Non lié signifie qu’aucun client n’est encore connu : il sera créé automatiquement au premier envoi de facture, ou vous pouvez le lier depuis Paramètres → Connexion facturation, ce qui évite un doublon s’il existe déjà.

Une icône à côté du nom indique un accès actif au portail propriétaire ou une invitation envoyée. Quand des fiches posent problème, un bandeau propriétaires à corriger les compte, et Afficher les isole. Le filtre propose aussi À corriger, Lié à la facturation, Non lié à la facturation, Sans email et Sans hébergement. Les colonnes Nom, Email, Ville et Hébergements se trient d’un clic sur leur en-tête. Le menu ⋯ de chaque ligne ouvre la fiche, permet de la modifier, de gérer le portail ou de supprimer le propriétaire.

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Actions en masse

Cochez plusieurs propriétaires, puis ouvrez le menu Actions :

• Inviter sur le portail — envoie l’invitation à tous les propriétaires éligibles (e-mail renseigné, pas encore invités). Un récapitulatif indique les invités, les ignorés et les échecs éventuels.
• Supprimer — retire les propriétaires sélectionnés de Firby, après confirmation. Les clients correspondants dans votre outil de facturation ne sont pas supprimés.

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La fiche propriétaire

Cliquez sur un propriétaire dans la liste pour ouvrir sa fiche, qui rassemble tout ce qui le concerne :

• ses hébergements rattachés (avec leur statut, actif ou archivé) ;
• ses 10 dernières factures, avec statut et total TTC ;
• une carte Facturation : ses coordonnées (e-mail, adresse, SIREN), le client lié dans votre outil, et l’état de son mandat SEPA (voir Paiements et prélèvement SEPA) ;
• son accès au portail propriétaire (inviter, renvoyer l’invitation, révoquer) ;
• vos notes internes.

Le bouton Modifier ouvre l’édition de la fiche sans quitter la page. Si l’adresse manque alors que votre outil l’exige pour créer le client, la carte Facturation le signale et propose Compléter la fiche.

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Rattacher les logements

Chaque logement importé du PMS doit être rattaché à son propriétaire pour que ses réservations entrent dans la bonne facture. Vérifiez ce rattachement après votre première synchronisation. Sur la page Hébergements, un bandeau compte ceux qui restent à compléter : sans propriétaire ou sans règle, un hébergement n’est pas facturé. Le filtre propose notamment À compléter, Sans propriétaire, Sans règle et Prêts à facturer. Le propriétaire s’assigne depuis la liste ou depuis la fiche de l’hébergement, puis se confirme avec Assigner définitivement.

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Archiver un logement

Quand vous ne gérez plus un bien mais qu’il existe encore côté PMS, n’essayez pas de le supprimer : la synchronisation le recréerait, et ses factures passées le retiennent. Utilisez plutôt Archiver depuis la fiche du logement, ou l’action rapide dans la liste. Un logement archivé :

• n’est plus facturé — ses réservations n’entrent dans aucune facture ;
• reste synchronisé et conserve son historique ;
• porte un badge Archivé et n’apparaît plus dans l’alerte « logement sans propriétaire ».

La liste des logements affiche les actifs par défaut ; un filtre de statut vous laisse retrouver les archivés. Un logement archivé se réactive d’un clic — mais pas avant 30 jours : l’abonnement étant facturé au logement actif, ce délai évite les allers-retours d’archivage autour d’un renouvellement. La date de réactivation possible est affichée sur la fiche du logement.

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Et ensuite ?

Une fois vos propriétaires en place, vous pouvez leur donner accès au portail propriétaire pour qu’ils consultent leurs factures en autonomie.