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La synchronisation est l’opération qui met à jour vos logements et vos réservations depuis votre PMS vers Firby. Tout le reste — règles, factures, suivi — part de ces données.

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Quand la sync a lieu

  • Automatiquement, avec chaque génération. Quand vous lancez la génération des factures, Firby resynchronise d’abord vos PMS pour partir des données les plus à jour.
  • Veille automatique des logements. Toutes les heures, Firby scanne la liste des logements de chaque PMS connecté (un scan léger, respectueux des limites des API). Les nouveaux logements sont importés automatiquement et vous en êtes informé par e-mail. Les réservations, elles, ne sont pas concernées par ce scan : elles sont synchronisées à la génération.
  • À la demande. Vous pouvez lancer une synchronisation complète (logements + réservations) à tout moment depuis Paramètres → Connexion PMS — utile après avoir corrigé une réservation côté PMS.
Un nouveau logement est compté dans l’abonnementUn logement détecté par la veille est importé actif, donc compté dans votre abonnement. Si vous ne souhaitez pas le facturer, archivez-le avant votre prochain renouvellement (voir Gérer les propriétaires).
Sur la page Hébergements, le bouton Synchroniser lance ce même scan rapide des logements et vous indique aussitôt le nombre de logements trouvés, dont les nouveaux.

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Configurer d’avance les nouveaux logements

Par défaut, un logement importé arrive sans règle de facturation : il n’est pas facturable tant que vous ne lui en affectez pas une à la main. C’est la première cause de logement importé puis oublié — et donc jamais facturé. Pour l’éviter, dites une fois pour toutes ce que doit recevoir un nouveau logement, dans Paramètres → Mon compte → Nouveaux logements :
  • une règle de facturation — celle de la majorité de votre parc ;
  • un ou plusieurs tags — par exemple « Consommables », pour que le forfait correspondant soit facturé dès le premier séjour, ou l’étiquette « Sous-location » pour retrouver ces logements d’un coup d’œil.
Chaque logement découvert par la veille ou par une synchronisation reçoit alors cette configuration automatiquement. Vous n’ajustez ensuite que les exceptions, depuis la fiche du logement. Les mêmes réglages sont accessibles là où vous travaillez :
  • page Règles de facturation — le bouton Définir par défaut sur une règle, et le badge Par défaut qui indique celle en vigueur ;
  • page Tags de logements — la colonne Nouveaux logements : cochez les tags à poser d’office.
Seuls les futurs logements sont concernésModifier ces valeurs par défaut ne change rien à vos logements actuels : leur règle et leurs tags restent tels que vous les avez réglés. Un logement ré-importé après la suppression de sa connexion PMS garde lui aussi sa configuration d’origine.

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Ce qui est importé

Pour chaque réservation, Firby récupère et normalise : Les frais de paiement des réservations en direct, eux, ne sont pas connus de votre PMS : connectez le compte Stripe qui les encaisse pour que Firby les récupère à la source. Voir Paiements voyageurs (Stripe).

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Changer de PMS

Firby accepte un seul PMS par conciergerie. Pour passer à un autre logiciel, utilisez Changer de PMS plutôt que de supprimer la connexion : la suppression efface les logements et les réservations importés, et vous perdriez leur configuration.
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Lancez le changement

Dans Paramètres → Connexion PMS, ouvrez le menu ⋯ de la connexion, choisissez Changer de PMS, puis confirmez avec Connecter le nouveau PMS.
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Connectez le nouveau PMS

La connexion et le premier import se déroulent comme d’habitude. L’ancien PMS reste connecté, avec le badge Remplacement en cours : vos factures et vos logements ne changent pas avant la dernière étape.
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Associez les logements

Dans le panneau Changement de PMS, choisissez pour chaque ancien logement son équivalent dans le nouveau PMS. Firby propose les correspondances d’après le nom, puis l’adresse. Choisissez Ne pas reporter pour un logement que vous ne gardez pas.
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Terminez

Cliquez sur Terminer le changement et confirmez.
Pour chaque logement associé, Firby reporte sur le nouveau :
  • le propriétaire et la règle de facturation ;
  • le classement et le numéro d’enregistrement ;
  • les tags et les forfaits propres au logement ;
  • les vues du compte rendu de gestion ;
  • les dépenses pas encore facturées.
Tous les anciens logements sont ensuite archivés, y compris ceux que vous n’avez pas associés : ces derniers ne sont plus facturés. L’ancienne connexion passe au statut Remplacé et n’est plus synchronisée. Elle n’est pas supprimée, car ses réservations restent liées aux factures déjà émises, qui ne changent pas.
Deux cas particuliers du reportSi le nouveau logement a déjà des factures, il garde son propriétaire. S’il a déjà ses propres vues du compte rendu de gestion, celles de l’ancien logement ne sont pas reprises.
Revenir en arrièreAnnuler le changement n’est possible que tant que le nouveau PMS n’est pas connecté. Une fois connecté, supprimez d’abord sa connexion. Le changement n’est plus annulable une fois terminé.

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Choisir les plateformes facturées

Sur la carte de la connexion, la section Plateformes facturées liste les plateformes de vos réservations, une fois la première synchronisation faite. Décochez celles que vous gérez en dehors de Firby (paiements encaissés directement) : leurs réservations restent importées, mais ne sont pas facturées.

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PMS pris en charge

La méthode de connexion varie selon le logiciel :
Statut de connexionChaque connexion affiche un statut : Connecté, Erreur de connexion, Déconnecté ou Remplacé (après un changement de PMS). En cas d’erreur (identifiants expirés, accès révoqué côté PMS), mettez à jour les identifiants depuis le menu ⋯ de la connexion. Voir Résoudre un problème.